「その日はダメって、この前言いましたよね」
リノベ会社さんからの連絡を見て、思わずそう返信していました。打ち合わせの中で口頭で伝えたはずのスケジュールが、なぜか真逆の形で予約されていたのです。
ちょっとした行き違いでしたが、この一件がきっかけで、私はリノベ会社さんとのやり取りを「メール+議事録」ベースに変えることにしました。今回は、そのきっかけと実際にやってみて感じた効果を書いておきます。
何が起きたか:口頭でのすり合わせが裏目に出た
きっかけは、ショールーム見学の日程調整でした。
打ち合わせの終盤、「ショールーム、いつ行きましょうか」という話になり、その場で候補日を口頭ですり合わせていくことに。私は候補のひとつについて、「その日は予定があるので難しいです」とはっきり伝えていたつもりでした。
ところが後日、リノベ会社さんから「ショールームの予約、この日で抑えました!」と連絡が来ます。その日付こそが、まさに私が断っていた日でした。
「言った・言わない」で一瞬噛み合わなかった瞬間
「なんでその日で予約を入れるんですか。ダメですって伝えましたよね」と返すと、相手からは「えっ、電話でその日でいいとおっしゃっていませんでしたか?」という返答。
お互い「確かに伝えたつもり」のまま、話が完全に噛み合っていませんでした。
結果的には、こちらの予定をなんとか調整できたため事なきを得ましたが、大きなトラブルにならなかったとはいえ、口頭だけに頼る危うさを痛感しました。「言った・言わない」は、いつでも・誰とでも起こり得るのだと実感した出来事です。
自分から「メール+議事録」を提案した
この一件のあと、担当者さんから「今後のやり取りは電話とメール、どちらがいいですか」と聞かれました。そこで私は、こう提案しました。
「記録が残るメールベースでやり取りさせてください。打ち合わせが終わったら私の方で議事録を作って送るので、認識に間違いがあれば訂正してください」
議事録といっても、特別なツールやフォーマットを使ったわけではありません。打ち合わせで決まったこと・確認したことを、メール本文に箇条書きでずらっと書いていくだけのシンプルなものです。
打ち合わせの直後に作って、すぐ送る。これを毎回徹底しました。
やってみて分かった、地味だけど一番効いた効果
議事録運用を始めてから、「言った・言わない」のトラブル自体はピタリと収まりました。ただ、それ以上に「効いた」と感じている別の効果があります。
それは、後から図面を見ながら「これ、どう決めたっけ?」「どこまで確認したはずだっけ?」となった時に、過去の打ち合わせ内容を自分自身で正確に振り返れるようになったことです。
人と人とのやり取りである以上、記録を残す目的は「相手の言い分を封じるため」だけではありません。自分自身の頭を整理し、記憶を補完するためにも、絶大な効果があると気づきました。
まとめ:口頭ベースの打ち合わせは、誰にでも起こり得る
今回の経験からの学びは、この3点です。
- 口頭でのやり取りだけに頼ると、「言った・言わない」の行き違いはどんな相手とでも起こり得る
- 記録を残す運用は、相手を疑うためではなく「自分の頭を整理するため」にも役立つ
- 特別なツールは不要。打ち合わせ後にメールで箇条書きの議事録を送るだけで十分機能する
リノベ会社さんとのやり取りに限らず、もし口頭だけで進めている打ち合わせがあれば、一度「こちらから議事録送りましょうか」と提案してみるのをおすすめします。
次回は、実際に私が送っていた議事録メールの実例を交えながら、具体的な書き方のコツを紹介する予定です。
間取りや打ち合わせの進め方で気になることがあれば、実際に中古マンションを購入・リノベーションした経験から、ココナラでご相談に乗ることもできます。お気軽にお声がけください!
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